Trudno wyobrazić sobie dobrze funkcjonujące biuro, jeśli brakuje w nim podstawowego sprzętu. Drukarka, skaner i kserokopiarka to dziś obowiązkowe elementy jego wyposażenia. To także przykłady urządzeń, których nie sposób zamówić bez wcześniejszej analizy tego, co ma nam do zaoferowania rynek. Tylko wtedy też odpowiedź na pytanie o to, czy sprzęt biurowy jest drogi, może być przecząca.
Analizując rynek można przekonać się, że najtańsze drukarki atramentowe są dostępne w sprzedaży już za kilkaset złotych. Czy zatem oznacza to, że nie należy zwlekać z ich zamawianiem? Niestety, nie zawsze taki zakup jest tak opłacalny, jak początkowo można byłoby przypuszczać. Choć sprzęt tego rodzaju jest tani, jego eksploatacja generuje spore koszty dodatkowe. Często okazuje się też, że wiele do życzenia pozostawia sama jakość wydruków. Choć więc drukarki laserowe kolorowe oznaczają większe nakłady początkowe, już wkrótce okazuje się, że wejście w ich posiadanie jest znacznie bardziej opłacalne dla firmy.
Przynajmniej raz na jakiś czas możemy usłyszeć, że drogie są nie drukarki, ale materiały eksploatacyjne pozwalające na korzystanie z nich. Toner i tusz do drukarki mogą swoimi cenami przyćmiewać sam sprzęt drukujący. Tak samo jednak, jak miało to miejsce w przypadku drukarek, materiały wykorzystywane wraz z nimi można podzielić na te mniej i bardziej opłacalne. Jeśli zdecydujemy się na tanią drukarkę atramentową, cena tuszy może przewyższyć jej wartość. Tonery do drukarek laserowych są jednak znacznie bardziej wydajne, co wpływa na zmniejszenie ogólnego kosztu tego sprzętu biurowego.
