Jednym z rozwiązań, które opłaca się wdrożyć w profesjonalnym biurze jest bez wątpienia rejestrator czasu pracy. To nowoczesny system składający się z kilku kluczowych elementów – specjalnego urządzenia ewidencjonującego, dedykowanego oprogramowania, komponentów zasilających oraz okablowania. Zasada działania opiera się w tym przypadku na zbliżeniu karty lub breloczka do czytnika, który jest odpowiedzialny za przekazanie pobranych danych do komputera. Cała ta operacja zostaje zarejestrowana za pomocą sygnału dźwiękowego, a nierzadko też optycznego (świetlnego).
Ścisła kontrola czasu pracy jest niezbędna w biurze przede wszystkim dlatego, że w znacznym stopniu minimalizuje spóźnienia pracowników, co przekłada się bezpośrednio na wyższe zyski finansowe. Rejestrator przydaje się ponadto przy ustalaniu wynagrodzeń, a dokładnie rozliczaniu nadliczbowych minut pracy. Dzięki precyzyjnemu zapisowi z urządzenia ewidencjonującego podwładni mają pewność, że otrzymają sprawiedliwą wypłatę, a tym samym dużo chętniej angażują się z wykonywanie ponadwymiarowych obowiązków. Poza tym rzadziej myślą o zmianie miejsca zatrudnienia.
Kolejną istotną korzyścią jest możliwość łatwego przewidywania tzw. kosztów pracowniczych. Chodzi tutaj zwłaszcza o wycenianie czasu, usług oraz pakietów kompensacyjnych. Prowadzi to bezpośrednio do wyraźnej poprawy wyników biznesowych na niemal każdej płaszczyźnie. Na koniec należy jeszcze wspomnieć o tym, że omawiany rejestrator pozwala na archiwizowanie danych, które następnie mogą zostać wykorzystane w kompleksowej ocenie funkcjonowania firmy i przy opracowywaniu raportów dla akcjonariuszy lub kontrahentów.
